La rotation de leads native de HubSpot a une limite majeure : elle est bête et méchante. Elle distribue les leads équitablement (Round Robin), sans prendre en compte l'expérience du commercial, son temps de travail ou ses congés.
Dans ce tutoriel, je vous montre comment construire un système de distribution 100% natif dans HubSpot qui gère :
La pondération (ex: un junior reçoit 50% de volume, un senior 100%).
La gestion automatique des congés (pas de leads pendant les vacances).
L'attribution directe via le CRM.
Pour mettre ce système en place, vous aurez besoin de :
HubSpot Marketing Enterprise ou Content Hub (Pro/Ent) pour accéder à HubDB.
Operations Hub Pro pour utiliser les actions de code personnalisé dans les workflow.
(Note : Si vous n'avez pas ces licences, j'ai réalisé un tutoriel alternatif utilisant n8n qui coûte moins cher).
Nous n'allons pas utiliser l'action standard "Rotation de la fiche d'informations". Nous allons coupler une base de données interne (HubDB) avec un script intelligent.
Il faut créer une table dans Contenu > HubDB pour lister vos commerciaux. Voici les colonnes nécessaires que j'utilise dans la vidéo:
Email (Texte) : L'email exact de l'utilisateur HubSpot (crucial pour l'association).
Capacity (Nombre) : C'est ici que la magie opère. Basez-vous sur 100. Mettez "70" pour un commercial en ramp-up, ou "0" pour stopper l'attribution
💡 Astuce de Pro : Laissez votre table en mode "Brouillon" (Draft). Ne la publiez pas. Cela sécurise vos données et évite qu'elles soient accessibles publiquement via l'API standard.
Ce script va effectuer les opérations suivantes :
Lire la HubDB via l'API (nécessite une Private App).
Exclure les commerciaux dont la date actuelle est comprise dans leurs congés
Calculer la probabilité d'attribution selon la colonne "Capacity".
Sortir l'ID du propriétaire gagnant.
Le piège classique ici est le format de sortie. Votre code va vous donner un ID (un chiffre), mais HubSpot attend une Énumération pour pouvoir assigner un propriétaire. Dans la configuration de sortie du code, sélectionnez bien "Énumération" et non "Chaîne" ou "Nombre", sinon vous ne pourrez pas utiliser le résultat dans l'action suivante.
Le script Javascript nécessaire fait appel à l'API HubDB et inclut la logique mathématique de pondération. Pour vous éviter des erreurs de syntaxe et vous faire gagner du temps, j'ai préparé un pack à télécharger.
Ce pack contient :
Le script complet (JS) prêt à copier-coller.
La liste exacte des colonnes à créer.
Le guide pour créer votre Clé API (Private App).
Cette méthode est robuste car elle reste dans HubSpot. Vos managers peuvent changer la capacité d'un commercial ou ajouter des congés simplement en éditant un tableau Excel (HubDB), sans jamais toucher aux workflows complexes.